Hoy se ha convertido en una moda la PMO, más ls resultados son tangibles si te apartas de la moda y pasas a la experiencia de quienes dan resultado con las buenas prácticas. La PMO (Portfolio, Program and Project Management Office, tomando la referencia del OPM3 del PMI) en un alto porcentaje de los casos no brinda los resultados esperados. Esto se debe al hecho de que la visión con la cual se le da razón de ser en una institución/empresa/universidad/consultora no es clara o se deja libre a los manejos con ética distinta.
Establecer una PMO no se trata de asignar un número de PMs (Project managers) o Scrum masters con certificación o mixtos. Es una cultura de trabajo que involucra el conocimiento del negocio, sus modelos y procesos; es crear una sinergia real con todos los participantes y brindar cosas tangibles en tiempos cortos.
Tampoco nos dejemos solo llevar por las estadísticas, podríamos vernos tentados a justificar para no cambiar lo que hoy no funciona. Esto es, hay ejemplos exitosos con altos porcentajes de éxito, cuando todos los participantes se involucran en la cultura y razón de ser de la PMO.
El gobierno
de la PMO, se centra en la supervisión y aprobación de
la estructura, funciones y procesos para proporcionar orientación y toma de
decisiones.
La gestión de la PMO, son las actividades de ejecución que se
definen, planifican, y ejecutan para alcanzar los objetivos estratégicos y
operativos de la organización a través de carteras, programas individuales, y
proyectos.
Las actividades
de gobierno de la PMO son las que proporcionan la toma de orientación, toma de
decisiones, y supervisión de la gestión, mientras que las actividades de
gestión de proyectos son específicas para organizar y hacer el trabajo de la
PMO.
Una oficina de dirección de
proyectos es un cuerpo o entidad dentro de una organización que tiene varias
responsabilidades asignadas con relación a la dirección centralizada y
coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción. Las
responsabilidades de una oficina de gestión de proyectos pueden abarcar desde
proveer funciones de apoyo para la dirección de proyectos hasta la
responsabilidad de dirigir proyectos directamente.
La oficina de dirección de
proyectos puede participar en la selección, gestión e implementación de
recursos de proyectos compartidos o dedicados. Entre ellos:
- gestionar recursos compartidos por todos los proyectos dirigidos por la oficina de dirección de proyectos;
- identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y normas para la dirección de proyectos;
- instruir, orientar, capacitar y supervisar;
- vigilar el cumplimiento de las políticas de normas, procedimientos y plantillas de la dirección de proyectos mediante auditorías del proyecto;
- desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación compartida del proyecto (activos de los procesos de la organización), y
- coordinar la comunicación entre proyectos
Beneficios
+ Reducción
de riesgos, gastos, proyectos inconclusos, desconocimiento de la realidad y el
día a día.
+ Aseguramiento
de calidad y definición de requerimientos acorde a la razón de ser de cada
proyecto
+ Seguimiento
y control de los proyectos y recursos asociados
+ Priorización
de proyectos acorde a la planeación estratégica de la empresa
+ Modelos
ágiles y mejores prácticas para su administración y éxito
Como parte de su modelo de
maduración también pasa como en CMMi por etapas.
Con una visión alineada a la estrategia de
las empresas/instituciones se convierte en el catalizador de éxito y obtención
de resultados para instaurar políticas, gobierno corporativo o de TI, entre
otros. Y por supuesto un modelo de implementación de negocio.
Una vez que se han decido a implementar la PMO, en tres etapas se concretan su forma y resultados:
1) Planeación
2) Implementación
3) Administración/Operación
Yo he implementado con éxito y resultaos sobresalientes un Core: PMBOK + SBOK + Kanban
Y lo ajusto a cada segmento con otras buenas prácticas
Lo anterior se armoniza al balancear los dominios y funciones de la PMO, en balance con el Framework y Elementos de gobernanza. Puede sonar muy complicado, en al vida real es experiencia y simplicidad.
El éxito en la implementación de una PMO radica en la visión de las personas que la conforman y la guían con canales de comunicación y seguimiento muy claros, siempre con una actitud resolutiva y apertura al acontecer diario, esto es, conocer “el pulso de los proyectos”, el “pulso de la empresa” y “el pulso de la experiencia del cliente”.
1) Planeación
2) Implementación
3) Administración/Operación
Yo he implementado con éxito y resultaos sobresalientes un Core: PMBOK + SBOK + Kanban
Y lo ajusto a cada segmento con otras buenas prácticas
El éxito en la implementación de una PMO radica en la visión de las personas que la conforman y la guían con canales de comunicación y seguimiento muy claros, siempre con una actitud resolutiva y apertura al acontecer diario, esto es, conocer “el pulso de los proyectos”, el “pulso de la empresa” y “el pulso de la experiencia del cliente”.
La PMO no solo se basa en las mejores prácticas del PMBOK/Program Governance del PMI, Prince2. Suele enriquecerse no solo con TOGAF, COBIT, VAL IT. Se adhiere al Balanced scorecard, al modelo de SMO (Strategic Management Office), además de otras metodologías como SCRUM, CMMi, XP, Kanban, etc.
SAFe
Si bien el Scaled Agile Framework ha tomado auge en los años recientes, su versión 4 está muy completa para evolucionar una mezcla de métodos conocidos. Parte de un espíritu similar a la Arquitectura Empresarial donde se ensambla con madurez cada parte de la cultura de trabajo y se puede iniciar desde la parte de negocio donde se vale canvas, el balanced scorecard, PMO, esquema agile de indicadores. Que se combina con un modelo DevOps, QA/QC, XP, Kanban, Scrum. Madurando al nivel de lograr CD/CI con un modelo de fábrica denominado PI(Program Increment)
La PMO con OPM3 se armoniza con el modelo SAFe de manera natural.
SAFe
Si bien el Scaled Agile Framework ha tomado auge en los años recientes, su versión 4 está muy completa para evolucionar una mezcla de métodos conocidos. Parte de un espíritu similar a la Arquitectura Empresarial donde se ensambla con madurez cada parte de la cultura de trabajo y se puede iniciar desde la parte de negocio donde se vale canvas, el balanced scorecard, PMO, esquema agile de indicadores. Que se combina con un modelo DevOps, QA/QC, XP, Kanban, Scrum. Madurando al nivel de lograr CD/CI con un modelo de fábrica denominado PI(Program Increment)
La PMO con OPM3 se armoniza con el modelo SAFe de manera natural.
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