Un breve paseo hacia los mitos y glorias "sistemas"

Regularmente hay algún dilema y muchos mitos con respecto a "sistemas", cual ave de las tempestades puedes ser criticado, cuestionado, apoyado y/o idolatrado.

Los conocemos al llegar, cuando algo falla o cuando tu jugando al hacker eres identificado y quedas bloquedo, el resto del tiempo no existe.

No nos pondremos puristas invocando la teoría general de los sistemas de Ludwig von Bertalanffy, ni caeremos en una batalla de conceptos. Simplemente lo veremos como la gente lo identifica de manera regular: los sistemas de información, la infraestructura tecnológica, las comunicaciones. (quizás no estemos de acuerdo con la clasificación, mas no se trata de una clase sino de soluciones a la vida real).

Al comprar un sistema empaquetado asumimos que funciona solo y resolverá todo, en dado caso el secreto radica en la configuración y adecuada capacitación, así como el desarrollo de procedimientos que faciliten el control interno y seguimiento de las operaciones. Aquí regularmente son pequeñas y medianas empresas los primeros que aparecen y llegan a sufrir con configuraciones de red, así como con licenciamientos. Considerar que suelen pedir actualizaciones anuales para soportar cambios fiscales, soporte y mejoras. Los esquemas de licenciamiento son fundamentales.

Cuando se compra un ERP, CRM, BI, WMS; se configura y adecua a las particularidades hasta dónde el sistema o presupuesto lo permiten. Esto cambiará los procedimientos regularmente y presenta resistencia al cambio, más por desconocimiento y planeación, que por el cambio en sí. Llevan costos ocultos en infraestructura, licenciamiento, mantenimiento. Manejan usuarios concurrentes o nombrados, siendo los segundos un esquema más caro y burocrático.

También se puede manejar la opción de hosting o servicios en la nube, dónde el aspecto clave serán la conectividad y seguridad, la parte de conexión se encarece solo si piden internet simétrico, más no perder de vista que el negocio en este segmento es e consumo de almacenamiento y transacciones. Los tipos de licenciamiento también juegan un papel importante, así como la escalabilidad.

Desarrollar a la medida, tiene sus peculiaridades. Por un lado se establece la funcionalidad esperada, por otro se crea dependencia si los documentos de análisis y diseño no están estandarizados y los despachos de consultoría no manejan calidades similares. Son ajustables, el licenciamiento no es tan costoso como los grandes sistemas y suelen apoyar al área de IT para la implementación. Llevan sus costos de mantenimiento y de acuerdo a la metodología, pero sobre todo al seguimiento, puede ser fácil de llevar y adaptar a las necesidades de la empresa.

En particular, no me inclino por una marca en específico, cada una tiene sus pros y contras. No recibo comisión por venderlas, recibo satisfacciones, recomendaciones, nuevos proyectos; en base a los resultados, tiempos, calidad y alineación estratégica. No beneficio a marcas particulares ni a las clásicas como Oracle, Sybase, Microsoft, IBM, SAP, etc.

"Un buen consultor no vende marcas, es un articulador de soluciones" - JMCoach

¿Metodologías? Aquella metodología que realmente sea entendida por los miembros de los equipos y se implemente con apego y seguimiento continuo, será la adecuada. De nada sirven tantas certificaciones si se cometen errores vitales e impera el ego. El secreto radica en balancear los equipos, tener un conocimiento real del negocio, apalancar el compromiso de todos los participantes, quienes deben conocer la estrategia la entiendan completamente.

Con respecto al software y hardware, muchas veces conviene comprar, financiar o arrendar; esto va acorde a las líneas de negocio, recomendaciones fiscales, renovación, etc. Considerando que todo se renueva periódicamente en ciclos de 3 a 5 años.

El mundo de los sistemas y tecnología es fascinante, no para de progresar al ser un instrumento de la innovación de servicios y productos, en mercados cada vez más competitivos, exigentes y cambiantes.

El éxito de cada proyecto, radica en alinearlo a la estrategia de negocio, comunicación y seguimiento.

Si se cayó el sistema, puede ser real que se cayó la caja donde venía, o el servidor que lo contiene. Sin embargo en la práctica es una saturación de los servicios y el bloqueo temporal de los mismos. De ahí que la parte de administración de la infraestructura tiene tareas de monitoreo, análisis y prevención. No solo nos bloquean la navegación en internet, administran la seguridad de manera integral. Un área de infraestructura maduraría gradualmente para prevenir esto. Aunado a los beneficios de la Arquitectura tecnológica que marca las pautas hacia la alineación estratégica y las soluciones.

Regularmente el área de soporte técnico o helpd desk es la que paga los platos rotos o se lleva las mayores glorias, pero es su trabajo estar día a día con los usuarios asegurando que tienen sus recursos tecnológicos operando.

En sí las áreas de sistemas, TI o como se llamen en su empresa; tienen la misión de linearse a las estrategias de la empresa y brindar soluciones con disponibilidad de servicios.

Sin duda es un mundo tan extenso como interesante y dedicaré más artículos a cuestiones más particulares.

@JormerMx   JMCoach

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¿Sirve la mejora continua?

Muchas veces hemos escuchado de la mejora continua y no vemos sus beneficios reales, esto se debe quizás al conocimiento limitado de la misma.

Podríamos llenarnos de teorías e historias sobre Calidad total, kanban, 5 S, 6 sigma, JICA, etc. Siendo Europa y Asia donde son aceptadas con mayor apertura y apego.

En realidad lo que buscamos es identificar primero si tu empresa, sin importar el tamaño, cuenta con procesos, procedimientos, guías, etc. Más allá de análisis de meses, la experiencia nos permite identificar varias cosas y si cuentas con ellos, como son: datos duros (datos que se generan en cada parte de los procesos), coherencia, flexibilidad, confianza de las fuentes de información, razón de la empresa, etc.

Lo anterior al final nos permite tener un primer panorama de dónde estás parado como emprendedor/empresario, si tu personal conoce los procedimientos, los sigue, comunicación, saben la razón de ser de la empresa, etc.

Tras charlas, análisis de tu empresa, la competencia y el entorno;  entonces retomamos algunos principios básicos de la planeación estratégica para tener claro hacia dónde vas y si conoces tu empresa y tú entorno; de ahí la importancia de los resultados al realizar adecuaciones/mejoras a lo que haces hoy en día.

Normalmente este tipo de trabajo lleva 3 a 6 meses, sin embargo desde el primer mes se notan los primeros resultados y con pilotos se van detonando los cambios mayores, estos pueden representar por ejemplo mejoras en utilidades del 2 al 30% sobre lo actual, reducción de tiempos del 10 al 50%, ahorro de materiales, incremento de participación de mercado, incremento de retención de clientes, etc. Todo de acuerdo a lo que vamos trabajando.

Nos basamos en aplicar de manera sencilla planeación estratégica, seis sigma, 5S, JICA, coaching, asesoría, etc. Una vez que tiene claro ¿hacia dónde vas? Y ¿dónde estás?; nos centramos en la parte interesante el ¿cómo llegar? Esto parte desde definir objetivos estratégicos prácticos, indicadores que nos muestren lo que sucede para tomar decisiones en diferentes niveles de la empresa, capacitación, pero l a capacitación va orientada a la estrategia de la empresa, al igual que cada proceso.

Sobre los sistemas, si comprar un ERP o desarrollar algo a la medida, todo va de acuerdo a tu estrategia, el tiempo de tu empresa, las posibilidades económicas y la perspectiva. Aquí vienen cosas a analizar como si compras o usas financiamiento/arrendamiento, si sobre las licencias conviene software libre en algunas cosas, hasta dónde invertir en infraestructura y su mantenimiento, como negociar con los proveedores de tecnología, etc.

A pesar de que suena como mucho trabajo, en realidad solo dedicar de lleno algunas horas al día y delegar, facilita mucho el trabajo y sin duda el modelo de pilotos permite motivar y facilitar el cambio al ver resultados y cómo se transforma/simplifican varios procesos , así como el clima y cultura empresarial.

Este es solo un breve viaje por el fascinante mundo de la mejora, pero lo mejor de todo es el hecho de que conlleva creatividad e innovación de manera implícita y abre un mundo de posibilidades.

Más adelante, en otros artículos; comentaremos casos concretos o situaciones que den claridad a lo sencillo que resulta analizar, mejorar y conocer tu empresa.
 
JMCoach
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Sobre el dinero y dónde está

Muchas veces como empresarios, emprendedores, etc; uno se pregunta ¿dónde consigo dinero?

Al inicio es ciertamente complicado siendo que más allá de hacer un plan de negocios  atractivo, la empresa inicia con el capital recopilado de los ahorros y préstamos familiares, aunado a los primeros créditos con proveedores.

Los bancos y sociedades financieras que rondan los préstamos, servirán después de 2 años cuando ya hay un historial y el dinero te servirá para movilizar tus flujos de efectivo de las cuentas por pagar o financiar el inicio de nuevos proyectos o líneas de negocio. Ciertos bancos y arrendadoras, se han flexibilizado en el tiempo de existencia de la empresa, ojo, el secreto es saber negociar plazos, tasas y evitar comisiones.

Los intereses bajan drásticamente siendo que los bancos suelen en préstamos personales cobrar del 20% al 180% de interés anual; en los préstamos a empresas con 2 años pueden aparecer paquetes para Pymes (pequeñas y medianas empresas) con tasas de interés del 4% al 16% anual.

Los bancos cederán más en los margenes si ven reciprocidad, esto es, que manejes con ellos nómina, banca electrónica, seguro empresarial o algún servicio. Esto flexibiliza y sirve para presionar mejores desceuntos o menores tasas.

Lo importante es saber mover los créditos, ciertamente si tenemos cuentas por cobrar y necesitas el flujo para seguir avanzando, puede convenir algún préstamo simple o factoraje, teniendo el cuidado de revisar las tasas de interés y girar el flujo inteligentemente, para no convertir el préstamo en una dura deuda por cubrir.

Los recursos de gobierno no son fáciles de acceder si uno no es parte o cuenta con el apoyo de alguna incubadora o aceleradora de negocios, siendo que estas tienen asignaciones y lo que queda para repartir es poco. Es conveniente informarse de las opciones, requisitos y no se pierde nada con intentarlo. Muchas veces conseguimos capacitación, fondo pequeños o líneas de como consolidar mejor lo que queremos y necesitamos.

Asistir a las reuniones de empresarios, networking, etc es importante para darse a conocer, ampliar clientes y uno nunca sabe, conseguir inversionistas o socios.

La presencia en la redes sociales y su seguimiento es importante si consideramos que suele ser información que nos puede ayudar a crear nuevas soluciones o mejorar lo que ya tenemos, aunado al conocimiento de lo que sucede afuera. Esto a su vez permite consolidar la presencia de la empresa en la mente de los consumidores que suelen dar amplio uso de las redes sociales.

Hoy en día se organizan varios eventos que se comunican por las redes sociales, para crear networking entre las empresas/emprendedores/inversionistas. No está demás participar en ellas.

Las sociedades financieras pueden ayudar en capital de trabajo, financiamiento, arrendamiento; es cuestión de que evalúes lo que más conviene para tu empresa; lo importante es acercarte a profesionales que amplíen tus horizontes y conocimientos. Por ejemplo fiscalistas que te darán mayor visión con el manejo de tu empresa y estrategias, consultores de sistemas que te orienten claramente en la infraestructura, licenciamiento de software, sistemas de información acordes a tus necesidades reales, etc.

Al final todo te permitirá saber dónde estás, clarificar hacia dónde vas; con ello armar un plan estratégico sencillo, práctico y que integre todos los factores ye l cómo llegaras a tus objetivos estratégicos, además de contar con información útil para tomar decisiones y acercarte a las instituciones que realmente te brinden apoyo para seguir consolidando la empresa y crecer o especializarte.

Muchas veces una empresa con un servicio que atrae por su actitud, calidad, soluciones, es observada en el mercado y por inversionistas, sin que uno lo sepa, de ahí la importancia de mejorar los procesos y alinearlos a la estrategia para obtener los resultados estimados y mejor aún, reaccionar a tiempo ante las variables del entorno económico y social que son factores clave hoy en día.

Al final la pregunta claves es: ¿capital o deuda?

Deuda en sí son préstamos.
Capital es conseguir socios de negocio.

JMCoach  

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Sueño, idea. ¿Quién soy?

Cuando ya tienes visualizado tu sueño/objetivo, el siguiente paso es dejar el miedo e incredulidad.

Esto abre las opciones para iniciar el viaje, donde serás puesto a prueba.

"El ser humano tiene 2 potencias innatas: creatividad y espontaneidad, que se catalizan con la experiencia." JMCoach

La experiencia con el gusto por hacer las cosas y el deseo por hacerlas, liberan potencialmente la actitud, confianza y certeza.

En el camino ante lo incierto dudarás, sin embargo solo necesitas dejar tus hábitos, esto es, hacer las cosas de diferente manera, observar desde otros ángulos, escuchar, no juzgar, etc.

Aquí es donde te detienes e identificas: 
¿a dónde vas? 
¿dónde estás?

Trabajamos entonces en cómo llegar, tus recursos actuales y en el camino. Puedes lograr todo aquello que realmente te propones.

Así es como con acciones y pequeños cambios escribes tu historia.

Así es como el Coach, Asesor, Consultor, Mentor; trabajan como un socio de tus sueños/objetivos.

¿Quién soy?
Trata de resumir tu vida, hechos y creencias; entonces sabrás quién eres.

#JMCoach    @JormerMx
¿Sueño, idea?

El cambio atorado / incomprendido

En esta ocasión deseo compartir cosas del día a día que sirvan para mejorar sus análisis y tomas de decisiones.

Suele suceder que como empresario, gerente, jefe, etc; se buscan mejores resultados.

Lo primero que atora todo es lo generalista o ambiguo del lenguaje y/o conceptos, esto es, definamos primero "qué son mejores resultados". Entonces podrán con datos identificar y definir las mejoras en cada rubro del negocio, de manera práctica y sencilla.

Antes de esto es necesario tener claro hacia dónde va la empresa y más allá de una visión o buenos deseos, así como de creencias de que solo es para empresas grandes.

Sin duda alguna un plan estratégico sencillo y práctico será el mapa que marque el rumbo a seguir por cada área, proceso y persona en la empresa; lo mejor de todo esto es que es muy sencillo.

Más allá de teorías, necesitamos cuestiones prácticas para abrir esto. Entonces partamos de un ejemplo: Si recibo quejas de mis clientes y las ventas son bajas, al analizar lo que estaba sucediendo en la empresa XYZ, fue una cadena de desconocimiento habitual. Los vendedores no conocían lo que vendían, no sabían llenar una orden, etc. El área de producción no definía sus requerimientos y se partía de imaginar que se sabía. El área de servicio no conocía los tiempos acordados y aunado a esto se tenía gente con exceso de confianza; al final nos lleva a una empresa con serios problemas aparentemente.

¿Por qué aparentemente? En el fondo son oportunidades y al caerles el veinte de cómo estaban en ese momento, y lograr definir un panorama para el resto del año, se logró definir un plan estratégico muy sencillo que más allá de definir los objetivos estratégicos, visión, etc. Permitió crear una cultura empresarial que se fortaleció con la creación de procedimientos básicos, capacitación alineada a las necesidades reales de la empresa, mejora de ambiente, lugar y herramientas de trabajo, indicadores y seguimiento.

Esto llevó a la empresa XYZ que facturaba 8 millones de pesos, con pérdidas anuales de 550 mil pesos y quejas sobre el 39% de sus ventas de servicios y calidad de los mismos, a facturar 17.3 millones de pesos en el primer año de mejoras, utilidades del 20%, satisfacción del cliente del 97%, diversificación de servicios y mejoras de raíz en el ambiente laboral, aunado a beneficios económicos.

Finalmente, en la reflexión se busca observar desde otras perspectivas lo que sucede fuera de juicios y creencias, esto es, trabajar el dónde estoy y a dónde voy; partiendo de certezas. El gran reto la comunicación y las creencias, el gran motivador fue partir de algo sólido con resultados graduales y sostenidos, pero sobretodo permitiendo el crecimiento de cada persona en base a sus potenciales alineados a las necesidades reales que marcaba la estrategia de la empresa.
 
La rentabilidad y viabilidad de la empresa, basan sus resultados en la medición y proactividad.

@JormerMx
#JMCoach

Mejoras en el día a día

Más allá de buenos deseos y frases alentadoras, en la vida diaria se reflejan los hechos, acciones, decisiones, aprendizaje. Quizás no los vemos por las barreras del estrés, miedo, creencias, juicios, el qué dirán.

En el coaching de vida trabajamos en incrementar la conciencia de no juzgarse. Las personas se ven a sí mismas como jueces y en este acto se hacen dudosos y tensos, eso interfiere con su potencial.

Nos enfocamos entonces en clarificar el objetivo e inspirar autoconfianza. Las personas tienen más potencial del que ellos piensan. El trabajo de un coach es reducir la interferencia y hacer crecer ese potencial.

El día a día requiere un desarrollo constante y persistente, para mantener un equilibrio de efectividad en los ámbitos de la vida. Expresando lo que somos en los distintos roles y basado en hechos, acciones y aprendizaje.

El estrés diario nos puede llevar a olvidarnos de quienes somos, las cosas importantes, incrementar riesgos de salud, el sentido de la vida en sus distintos ámbitos, tiempos y espacios.


“Partiendo de que no se puede ayudar a quién no desea ser ayudado, el Coach te acompaña a que te caiga el veinte” y logres definir tus prioridades, lo realmente importante (¿a dónde vas?), fortalecido con lo que quieres, deseas, necesitas, sientes.


En cierta forma es dejar el miedo y lo establecido que nos encierra en pensar "lo que esperan los demás de nosotros", cuando lo importante es uno mismo. Partimos de ahí para redefinir hábitos, replantear valores y establecer acciones. Esto fortalece salud, mente, espíritu.


Esto nos lleva a estar bien con uno mismo y predicar con el ejemplo, al final somos lo que hacemos no lo que decimos. Esto nos permite convertir el pasado en experiencia y retomar el presente con apertura hacia nuevas perspectivas y acciones concretas; retomando la experiencia, recursos disponibles y conocer lo que nos puede servir en el camino, dentro de un plan de acción concreto. ¡A tu alrededor hay tantos recursos!

Cuando tenemos una charla, pensamos en todo y nos olvidamos de la esencia de la charla: conversar, escuchar. Muchas veces la otra persona solo necesita ser escuchada, lo mismo que tú.

Muchas veces nos estamos predisponiendo a una respuesta, en lugar de escuchar y buscar entender conversando, para proponer o solucionar.

Solemos llevar los problemas del trabajo a la casa y viceversa, cuando todo tiene un espacio y un tiempo, equilibrando cada ámbito de la vida.

Cuando nos abrimos a escuchar las distintas opiniones, puntos de vista; al final aprendemos a observar desde otras perspectivas y cambiar los problemas por oportunidades y los juicios por opiniones, propuestas o creatividad.

Dentro del equilibrio diario se nos olvida agradecer a los demás por el simple gusto de hacerlo y nos olvidamos de los pequeños grandes detalles que transforman la vida, de ahí que de la forma de pedir está el dar y el ambiente donde convivimos.

Retomando lo importante, partimos hoy hacia vivir hoy con la visión al futuro con la confianza de que desafiaremos lo establecido, sobrepasaremos la incredulidad, aprenderemos a escuchar, observar, construir y ser uno mismo.

Me sorprendo de la forma en la que puedes ampliar tu perspectiva y darte cuenta de recursos que ya tienes, pero que tal vez no sabes utilizar. Una vez que sabes que los tienes y los usas a favor de tus objetivos, todo se alinea de manera que encuentras la forma de llegar.

Quizás se nos olvida que una sonrisa es como decir gracias y que la vida es importante cuando te das cuenta de que formas parte de ella y no estás solo.

“Toda persona tiene el potencial de su experiencia aunado a 2 potencias innatas: creatividad y espontaneidad.” – JMCoach

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